Riunioni Efficaci: Come Dare Senso al Tuo Calendario Aziendale
Il problema è reale (e costoso)
Ti suona familiare?
Il tuo calendario è saturo di meeting, le tue giornate sembrano un susseguirsi ininterrotto di call, e a fine giornata ti chiedi dove sia andato a finire il tempo per il “vero lavoro”.
Non sei solo.
Secondo uno studio Microsoft, oggi spendiamo il 57% del nostro tempo lavorativo in meeting, email e chat aziendali.
Dal 2020 a oggi, il numero di riunioni e call è aumentato del 192%.
Una persona media dedica 7,5 ore a settimana alle riunioni – praticamente un’intera giornata lavorativa.
Soprattutto per le organizzazioni che operano in smart working, meeting e call sono diventati la spina dorsale della vita lavorativa.
Ma c’è un problema: non tutte le riunioni sono create uguali. Anzi, molte sono semplicemente una perdita di tempo.
Organizzare meeting efficaci non è un plus, è una necessità
Visto l’impatto massiccio sulla produttività e sul benessere delle persone, saper organizzare e gestire meeting efficaci è diventato un must per tutte le organizzazioni.
Non si tratta più di un “nice to have”, ma di una competenza organizzativa essenziale.
Ma cosa significa davvero “organizzare meeting efficaci”?
Il Design delle Riunioni: Inizia dalla Tipologia
Non tutte le riunioni hanno lo stesso scopo. Il primo passo per rendere efficace un meeting è capire che tipo di riunione serve. Ecco alcuni esempi di tipologie:
Operativi – per coordinare attività e decisioni quotidiane
Governance – per prendere decisioni strategiche e di indirizzo
Strategici – per definire obiettivi e visione a lungo termine
Allineamento e revisione – retrospettiva su ciò che è successo + next steps operativi
1to1 – feedback o discussioni operative bilaterali
Definire un “catalogo” di meeting da cui scegliere aiuta l’intera organizzazione a fare scelte più consapevoli ed efficaci.
Due Domande Fondamentali per Ogni Riunione
Prima di convocare qualsiasi meeting, devi porti due domande cruciali:
Quali decisioni dobbiamo prendere?
Quali deliverable dobbiamo produrre?
Se non riesci a rispondere chiaramente a entrambe, forse quel meeting non serve. O forse serve, ma in un’altra forma.
Struttura: La Differenza Tra Caos e Produttività
Una riunione efficace non è improvvisata. Ha una struttura ben definita e organizzata:
Check-in
Nelle riunioni non troppo estese, dedica qualche minuto iniziale ad ogni partecipante per esprimere cosa è importante per lui/lei in quel momento e quali sono le sue aspettative. Crea connessione e allineamento.
Agenda
Puoi programmarla in anticipo (per riunioni di allineamento, avanzamento progetto, retrospettive) oppure costruirla al momento (per riunioni operative periodiche). L’importante è che esista.
Facilitatore
In meeting con più di 8 partecipanti e livelli di seniority diversi, designa un facilitatore che tenga il meeting nei tempi previsti e si assicuri che tutte le voci vengano ascoltate.
Strumenti per Ascoltare Tutti
Spesso è complicato per alcuni parlare durante i meeting. La struttura dovrebbe prevedere tecniche e strumenti specifici per far sì che ogni voce venga ascoltata (sondaggi anonimi, giri di tavolo strutturati, lavagne collaborative).
Tempo Allocato per Ogni Fase
Definire una durata del meeting e delle varie fasi assicura una migliore gestione del tempo. È la Legge di Parkinson in azione: il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile.
Partecipanti
Stabilisci chi partecipa in funzione della tipologia di meeting, degli obiettivi e del contributo che ti aspetti da ciascuno. Meno è spesso meglio.
Prima e Dopo: Il Meeting Non Finisce Quando Chiudi Zoom
Pre-work
Le persone devono sapere in anticipo:
Gli obiettivi del meeting
La tipologia di meeting
Il loro ruolo
Quali informazioni devono raccogliere prima
Quale lavoro devono svolgere in preparazione
Chi convoca la riunione o il facilitatore ha la responsabilità di allineare tutti.
Follow-up
Dalla riunione devi uscire con:
Un piano di azione chiaro
Un owner per ogni attività
Una deadline per ciascuna attività
Il responsabile o facilitatore deve eseguire un piano di follow-up per assicurarsi che quanto deciso venga effettivamente realizzato. Risultati e deliverable vanno condivisi con tutti i partecipanti in tempo reale.
Feedback: Lo Spazio Appartiene a Chi lo Riceve
Le sessioni di feedforward (feedback orientato al futuro) sono fondamentali per costruire il contesto e supportare il progresso.
Un principio chiave da tenere sempre a mente: lo spazio del feedback è di chi lo riceve, non di chi lo dà. Questo ribaltamento di prospettiva cambia tutto.
Non Solo Meeting: Un Ecosistema di Interazioni
Meeting strutturati e formalizzati non sono tutto. Attorno ad essi ruotano:
Interazioni informali e rapide
Follow-up su azioni definite
Sessioni di feedback dedicate
Sessioni di lavoro di team o 1to1
Tutti questi elementi si integrano e si alimentano a vicenda.
Hot Tips da Tenere a Mente
Teniamo dentro CHI e COSA, teniamo fuori il COME – la riunione definisce decisioni e risultati, non entra (troppo) nei dettagli esecutivi
Riunione ≠ Sessione di lavoro – non confondiamo i momenti di allineamento e decisione con i momenti operativi
Qual è il costo della riunione? E il suo ROI? – calcola il costo orario dei partecipanti moltiplicato per la durata: ne vale davvero la pena?
Ruoli chiaramente definiti – nell’organizzazione e nella riunione. Cosa ci aspettiamo da chi?
Attenti al… Meeting Ricorrente
Il meeting ricorrente può diventare il lupo cattivo del calendario aziendale. Nasce con buone intenzioni, poi diventa un appuntamento fisso che nessuno mette in discussione, anche quando ha perso senso.
Ogni meeting ricorrente dovrebbe essere periodicamente rivisto: serve ancora? Con questa frequenza? Con questi partecipanti? Con questa struttura?
Conclusione
Dare senso al calendario aziendale non è solo una questione di efficienza. È una questione di rispetto delle persone, di qualità del lavoro e, in definitiva, di performance organizzativa.
Le organizzazioni che imparano a gestire bene le riunioni liberano tempo, energia e creatività. Quelle che non lo fanno vedono lentamente erodersi la loro capacità di agire e innovare.
La domanda non è se puoi permetterti di investire nell’efficacia dei meeting. La domanda è: puoi permetterti di non farlo?
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Questo articolo è basato sul webinar “Riunioni Efficaci” di Rocket Work powered by Kopernicana
